Cliënt acceptatie

Waarom cliëntacceptatie verplicht is

Iedere notaris in Nederland is wettelijk verplicht om cliënten te identificeren en te screenen voordat er werkzaamheden mogen worden uitgevoerd.

Dit heet het cliëntenonderzoek. Ook NL Notariaat voert dit clientonderzoek uit.

Het clientonderzoek helpt fraude, witwassen en identiteitsmisbruik te voorkomen en is onderdeel van wetgeving, zoals de Wet op het notarisambt en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Het is een standaard onderdeel van elk dossier en staat los van jouw persoonlijke situatie. Je hoeft je daarom geen zorgen te maken als je deze documenten nog nooit eerder hebt ingevuld, dat is heel normaal.

Welke gegevens hebben we nodig?

Tijdens het cliëntenonderzoek vragen we je om:

een geldig legitimatiebewijs
een PEP-verklaring
een UBO-verklaring (indien van toepassing)
aanvullende gegevens wanneer dit door wetgeving nodig is

Deze gegevens worden vertrouwelijk verwerkt en vallen onder het beroepsgeheim.

Wanneer kunnen we niet verder?

Als het cliëntenonderzoek niet volledig kan worden afgerond, mogen wij geen notariële werkzaamheden Als het cliëntenonderzoek niet volledig kan worden afgerond, mogen wij geen notariële werkzaamheden uitvoeren. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer:

documenten ontbreken of niet controleerbaar zijn
de identiteit niet vastgesteld kan worden
wettelijke vereisten niet zijn ingevuld of bevestigd
de herkomst van gelden niet kan worden vastgesteld
betalingen in contanten worden gedaan

Bij een financiële transactie moeten we onderzoek doen naar de herkomst van de gelden die worden gebruikt. Dit geldt ook als de gelden van een Nederlandse bankrekening afkomstig zijn. De notaris heeft een eigen onderzoeksplicht naast die van de bank. Deze onderzoeksplicht geldt ook voor gelden die niet via de derdengeldenrekening van de notaris worden betaald (dus ook bij een betaling tussen partijen onderling). Daarnaast geldt deze onderzoeksplicht ook als de transactie met andere financiële middelen dan geld wordt gefinancierd (zoals bij verrekening).

We mogen niet aan een financiële transactie meewerken als niet aannemelijk is dat de hierbij gebruikte gelden uit legale bron afkomstig zijn. Ook hier geldt dat het nadere onderzoek door de notaris afhangt van de risico’s op witwassen of terrorismefinanciering.

Contanten mogen we niet aannemen of uitbetalen boven €2.500,00. Op grond van de Wwft geldt hebben we tevens de verplichting om contante betalingen van €10.000,00 of meer te melden bij de FIU Nederland. De meldplicht geldt ook als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort of het voornemen daartoe heeft.

We behouden ons te allen tijde het recht voor om een opdracht niet te aanvaarden en/of terug te geven. Als er al een relatie met de cliënt bestaat of is ontstaan, dan zijn we wettelijk verplicht die in dat geval te beëindigen. Als er daarnaast aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan moeten we een melding doen bij de FIU-Nederland.

Wil je meer weten over het verplicht cliëntenonderzoek en onze meldingsplicht? Lees de brochure

Wat gebeurt er met jouw gegevens?

We gaan zorgvuldig om met jouw gegevens. Alleen medewerkers die deze gegevens nodig hebben om jouw dossier te behandelen krijgen toegang. Documenten worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de opdracht en voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen.

Wil je meer weten over jouw persoonsgegevens ? Richt je dan tot onze privacyverklaring. Daar lees je precies hoe we omgaan met persoonlijke gegevens en jouw rechten.

Het invullen van cliëntacceptatieformulieren kan nieuw of soms verwarrend zijn. Je mag altijd contact met ons opnemen als je iets niet begrijpt of hulp nodig hebt bij het aanleveren van de documenten. Wij helpen je graag verder.